Documentele justificative se păstrează cât prevede legea pentru fiecare categorie: unele câțiva ani, altele zeci de ani, iar altele pe toată durata de existență a firmei. Regula practică este să nu arunci nimic înainte să verifici termenul. Mai multe idei pentru afacerea ta găsești pe Romania Business – Idei, perspective, succes.
Ce înseamnă document justificativ
Este orice act care dovedește o operațiune economică: factura, chitanța, extrasul de cont, contractul, avizul de însoțire, statul de plată sau nota de recepție. Fără ele, înregistrările din contabilitate nu au susținere în fața unui control. Ține minte diferența dintre documentul justificativ și cel de evidență: primul dovedește operațiunea, al doilea o înregistrează, iar ambele pot fi cerute la un control.
Un document util este complet: are date de identificare, descriere clară, sumă, dată și semnături acolo unde se cere.
Categorii și termene, la nivel general
- documentele financiar-contabile: facturi, extrase, registre, bilanțuri; termenele sunt stabilite prin legea contabilității și diferă de la un tip la altul;
- documentele de personal: contracte de muncă, state de salarii, dosare; au termene lungi, pentru că pot influența drepturile de pensie;
- documentele fiscale: declarații și dovezile depunerii lor, păstrate cât timp poate fi verificat un exercițiu;
- actele constitutive și hotărârile asociaților: se păstrează permanent.
Nu reține cifre din memorie și nu te baza pe ce a păstrat un alt antreprenor. Întreabă contabilul și consultă nomenclatorul de arhivare al firmei, care conține termene pe fiecare tip de document.
Hârtie sau format electronic
Poți păstra multe documente în format electronic, dacă respecți condițiile de autenticitate și lizibilitate. Facturile electronice, extrasele de cont și contractele semnate digital se arhivează în foldere clare, cu copii de siguranță pe un al doilea suport. Pentru actele originale în hârtie, un dosar pe ani este suficient.
Cum organizezi arhiva
Alege o structură simplă: an, lună, tip de document. Denumește fișierele după aceeași regulă, de exemplu data, partenerul și numărul documentului. Notează într-un tabel termenul până la care trebuie păstrat fiecare lot și locul unde se află.
Dacă firma are sedii sau puncte de lucru, stabilește cine răspunde de arhivă. Un responsabil numit evită pierderile când personalul se schimbă. Fă o copie de siguranță lunară pentru documentele electronice și testează din când în când dacă fișierele se deschid, pentru că o arhivă pe care nu o poți citi nu te ajută.
Distrugerea documentelor la termen
După expirarea termenului, documentele nu se aruncă la gunoi. Se întocmește un proces-verbal de selecționare, iar distrugerea se face în siguranță, ținând cont de datele personale. Dacă firma are activități cu efect asupra mediului, autorizațiile și rapoartele sunt tratate separat; subiectele din zona de Energie/Mediu arată de ce acestea nu se pun la același nivel cu documentele curente.
Greșeli frecvente
Cele mai dese greșeli sunt aruncarea unor hârtii „vechi” fără verificare, păstrarea documentelor doar pe telefon sau în e-mail și amestecarea actelor personale cu cele ale firmei. Alta este lipsa unui responsabil: când nu răspunde nimeni, dosarele se pierd. Pe Romania Business – Idei, perspective, succes. găsești și alte subiecte utile pentru antreprenori.
Concluzie practică
Fă o listă cu tipurile de documente din firma ta, termenul fiecăruia și persoana care le arhivează, apoi revizuiește-o o dată pe an împreună cu contabilul. Pentru informații utile despre administrare și afaceri, poți reveni oricând pe Romania Business – Idei, perspective, succes.
